Zuerst einen Vorgang auswählen
Nimm eine wiederkehrende Aufgabe, die sich im Alltag beobachten lässt: etwa eine Angebotsanfrage oder das Nachfordern einer Unterlage. Schreibe auf, wodurch sie beginnt und wann sie wirklich beendet ist. „E-Mail erhalten“ und „Anfrage beantwortet“ sind andere Zustände als „Auftrag abgeschlossen“. Vermische sie nicht in einer einzigen Beschreibung.
Die Vorlage ausfüllen
Übernimm die Felder in ein Dokument. Wenn eine Antwort fehlt, kennzeichne sie als offene Frage. Für die erste Aufnahme brauchst Du keine vertraulichen Kundendaten.
| Feld | Was Du festhältst |
|---|---|
| Auslöser | Welcher konkrete Eingang startet die Aufgabe? |
| Zielzustand | Woran erkennt das Team, dass der Vorgang fertig ist? |
| Schritte | Was passiert tatsächlich und in welcher Reihenfolge? |
| Daten | Welche Angaben braucht der jeweils nächste Schritt? |
| Verantwortung | Wer bearbeitet und wer vertritt die Person? |
| Übergabe | Wohin gehen Ergebnis und offene Rückfragen? |
| Ausnahme | Was geschieht bei fehlenden Angaben oder einer Störung? |
| Prüfung | Wer kontrolliert, ob das Ergebnis brauchbar ist? |
Beobachtung und Vermutung trennen
Wenn Du wissen möchtest, wo Zeit verloren geht, notiere zunächst beobachtete Rückfragen und doppelte Erfassungen. Eine geschätzte Dauer ist noch kein gemessener Nachweis. Für einen Vergleich vor und nach einer Änderung sollten dieselben Start- und Endpunkte sowie vergleichbare Fälle verwendet werden. Ein Pilot mit einem begrenzten Vorgang ist dafür oft übersichtlicher als ein sofortiger Umbau aller Abläufe.
Was Du vorbereiten kannst
- Einen wiederkehrenden Vorgang auswählen
- Mit einer tatsächlich beteiligten Person durchgehen
- Anonymisierte Beispiele nutzen
- Offene Fragen getrennt festhalten
Umfang und Grenzen
Die Vorlage ist eine allgemeine Arbeitshilfe und kein Nachweis einer bestimmten Einsparung. Fachliche, rechtliche und sicherheitsrelevante Freigaben bleiben eigenständige Aufgaben.
Fragen und Antworten
Muss ich dafür ein Prozessdiagramm zeichnen?
Nein. Eine nachvollziehbare Schrittfolge mit Daten und Zuständigkeiten reicht für den Anfang. Ein Diagramm kann später helfen, wenn Verzweigungen oder mehrere Teams beteiligt sind.
Welchen Ablauf sollte ich zuerst aufnehmen?
Wähle einen häufigen, klar begrenzten Vorgang mit erkennbaren Rückfragen oder mehrfacher Erfassung. Ein unscharfer Auftrag wie „alles digitalisieren“ lässt sich deutlich schlechter prüfen.
Redaktion: Avelsorn · Inhaltlicher Stand: