Den Erstkontakt begrenzen und verständlich erklären
Eine allgemeine E-Mail mit mehreren Anhängen muss häufig erst zugeordnet werden. Ein abgestimmter Erstkontakt kann zunächst Kontaktdaten, ein grobes Thema und den gewünschten Rückruf erfassen. Vertrauliche Unterlagen gehören nicht automatisch in ein frei zugängliches Formular. Welche Angaben zu diesem Zeitpunkt erforderlich sind, bestimmt Ihr.
- Anfrageart und Erreichbarkeit getrennt erfassen
- Zuständige Person und Vertretung festlegen
- Eingang bestätigen, ohne eine Mandatsannahme zu behaupten
Vorhandene Kanzleisoftware zuerst prüfen
Eine Website kann Anfragen an einen vereinbarten Bearbeitungsweg übergeben. Eine automatische Übernahme in Eure Kanzleisoftware setzt dagegen eine geeignete, freigegebene Schnittstelle voraus. Fehlt sie, kann eine dokumentierte Übergabe die bessere Lösung sein. Zugriffsrechte und Texte werden vor einer Umsetzung abgestimmt.
Nicht nur den vollständigen Eingang testen
Im Test betrachten wir fehlende Kontaktdaten, doppelte Übermittlung und einen nicht erreichbaren Empfänger. Ein Ersatzweg macht technische Störungen erkennbar. Aussagen zu Fristen, Zulässigkeit und berufsrechtlichen Anforderungen gebt Ihr vor und prüft sie fachlich.
Was Du vorbereiten kannst
- Welche Anfragearten sollen angenommen werden?
- Welche Daten dürfen beim Erstkontakt verarbeitet werden?
- Wer gibt Inhalt und Zugriffsrechte frei?
- Welche Software und Schnittstellen sind vorhanden?
Umfang und Grenzen
Mögliche technische Aufgaben, keine behauptete Referenzkanzlei oder Rechtsberatung. Rechtliche Prüfung und Mandatsannahme sind keine automatisierten Entscheidungen von Avelsorn.
Fragen und Antworten
Kannst Du unsere Kanzleisoftware direkt anbinden?
Das lässt sich erst nach Prüfung des Produkts, der Schnittstelle und der benötigten Rechte zusagen. Eine pauschale Anbindung beliebiger Kanzleisysteme wird nicht versprochen.
Braucht Ihr echte Mandantenakten für das Erstgespräch?
Nein. Eine anonymisierte Beschreibung des Ablaufs genügt. Produktive Daten und ihre geschützte Übertragung werden erst für einen konkret vereinbarten Auftrag geklärt.
Redaktion: Avelsorn · Inhaltlicher Stand: