Zuerst eine verständliche Anforderung
Die Bezeichnung einer Unterlage sollte für den Absender nachvollziehbar sein. Wir halten fest, was genau benötigt wird, in welcher Form und für welchen Vorgang. Ein Eingang kann erfasst werden, ohne damit bereits eine fachlich korrekte oder vollständige Unterlage zu bestätigen.
Eingang und Prüfung als eigene Stände führen
Die Zustände „angefordert“, „eingegangen“, „in Prüfung“ und „Rückfrage offen“ haben unterschiedliche Bedeutungen. Wir bestimmen, wer einen Status ändern darf und welche Nachricht daraus entsteht. So wird aus einem bloßen Datei-Upload keine unbeabsichtigte Freigabe.
- Dokument eindeutig einem Vorgang zuordnen
- Fehlende und zurückgewiesene Unterlagen unterscheiden
- Berechtigungen für Lesen, Hochladen und Prüfen festlegen
Erinnerungen dürfen nicht unkontrolliert weiterlaufen
Eine Erinnerung benötigt eine Abbruchregel: nach Eingang, nach manuellem Stopp oder nach Abschluss des Vorgangs. Doppelte Nachrichten und abgelaufene Zugänge werden im Test berücksichtigt. Für sensible Dokumente planen wir einen geschützten Weg statt einer öffentlichen Sammlung.
Was Du vorbereiten kannst
- Benötigte Unterlagen je Vorgang
- Wer sie anfordert und fachlich prüft
- Zulässige Übertragungswege und Dateitypen
- Wann Erinnerungen beginnen und enden sollen
Umfang und Grenzen
Keine pauschale Prüfung der rechtlichen oder fachlichen Vollständigkeit. Externe Speicher und Aufbewahrungsanforderungen werden projektbezogen abgestimmt.
Fragen und Antworten
Prüft das System den Inhalt automatisch?
Ein Eingang und einfache technische Dateiprüfungen lassen sich erfassen. Fachliche Prüfung wird dadurch nicht automatisch ersetzt. Weitere Erkennung müsste mit klaren Grenzen gesondert vereinbart werden.
Können bestehende Dateiablagen bleiben?
Wir prüfen, ob sie mit geeigneten Zugriffsrechten und Schnittstellen genutzt werden können. Eine öffentliche Freigabe vertraulicher Dokumente ist keine Ersatzlösung für fehlende Integration.
Redaktion: Avelsorn · Inhaltlicher Stand: